Documentazione doganale: che cosa è e come compilarla

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Cos’è la documentazione doganale e perché è importante

Quando si spedisce un pacco verso Paesi al di fuori dell’Unione Europea, nello specifico quando si effettua un export o import, è obbligatorio allegare la documentazione doganale, come la fattura doganale. La documentazione doganale è l’insieme di documenti richiesti dalle autorità doganali per regolamentare il transito, l’importazione o l’esportazione di merci tra diversi Paesi. Questi documenti servono a garantire che le spedizioni rispettino le normative doganali, fiscali e legali del Paese di origine, di destinazione e, in alcuni casi, di transito.

Tra i documenti principali della documentazione doganale troviamo:

• Fattura commerciale o Fattura Proforma: dettaglia il valore, la quantità e la descrizione delle merci;
• Packing list (distinta di imballaggio): elenca il contenuto del pacco, compresa la quantità e la disposizione delle merci;
• Dichiarazione doganale: certifica i dati relativi alla spedizione per consentire alle autorità di calcolare tasse e dazi;
• Certificati di origine: attestano la provenienza delle merci, spesso richiesti per ottenere agevolazioni tariffarie;
• Lettere di vettura (es. AWB, BOL): documenti di trasporto che accompagnano la merce.

La documentazione doganale consente alle autorità doganali di elaborare e sdoganare la merce, determinando eventuali dazi o restrizioni. Compilare correttamente la documentazione non solo previene ritardi, multe o il blocco delle spedizioni, ma garantisce anche il rispetto delle normative locali.

Come compilare la Documentazione doganale

In questa guida Paccofacile.it ti fornisce il modello di fattura proforma corretto e riconosciuto dalla dogana, scritto sia in lingua inglese che italiana, in modo da essere comprensibile per te e per gli addetti ai lavori:

Scarica il modello di fattura proforma

Se hai bisogno di una guida completa alla compilazione, abbiamo preparato questo documento scaricabile gratuitamente, che garantirà una perfetta gestione della spedizione:

Guida alla compilazione della documentazione doganale

Munisciti di tempo e pazienza, e segui tutti gli step passo passo. Una volta compresa la procedura, ti renderai conto che è più semplice di quello che sembra. Se desideri una panoramica rapida su come affrontare questo tipo di procedura, in questo articolo abbiamo riassunto i passaggi essenziali per compilare correttamente la documentazione doganale ed evitare problemi:

1. Specificare il motivo dell’invio

Indica se si tratta di una spedizione commerciale (vendita) o non commerciale (es. reso, effetti personali). Specifica chiaramente il motivo per evitare contestazioni.

2. Dati del mittente e del destinatario

Compila con attenzione i seguenti dati:

• Nome, cognome o ragione sociale;
• Codice fiscale o Partita IVA (obbligatori);
• Indirizzo completo e numero di telefono con prefisso internazionale;
• Per aziende, allega la visura camerale per confermare la Partita IVA.

3. Inventario dettagliato

Elenca i prodotti descrivendoli in inglese. Indica:

• Materiale, scopo, marca e Paese di origine (es. “Made in Italy”).
• Codice TARIC – Numero di tariffa doganale per ogni articolo (ricavabile da siti come www.tariffnumber.com). 

Troverai un elenco completo in cui dovrai cliccare sul capitolo della sezione prodotto che ti interessa:

Ad esempio, se devi spedire prodotti vegetali, nello specifico caffè, spezie; clicca sul capitolo 09, ti comparirà un elenco ancora più dettagliato. A questo punto, troverai sulla colonna a sinistra il codice TARIC che ti occorre, specifico per ogni singolo prodotto:

4. Costi e dettagli di spedizione

A questo punto dovrai specificare i costi e i dettagli della spedizione, quindi:

• Costo del trasporto (senza l’assicurazione);
• Peso totale della spedizione.

5. Dichiarazioni di libera esportazione 

Infine, devi compilare le sezioni relative a:

• Dual Use: conferma che la merce non ha uso militare. Se acquisti una spedizione su Paccofacile.it, al momento dell’acquisto riceverai via e-mail la documentazione Dual Use da compilare. Nel caso in cui sia una spedizione gestita da Poste Italiane, riceverai il Modello CN23;
• CITES: dichiara che non utilizzi materiali vietati (es. da specie protette).

Come allegare la documentazione doganale al pacco: i consigli utili di Paccofacile.it

• Digitalizza la compilazione: la fattura deve essere stampata, non scritta a mano (eccetto la firma);
• Prepara tre copie: ogni copia inseriscila dentro una busta. Una da inserire nel pacco, una da applicare all’esterno su un lato del pacco con nastro adesivo, ben protetta. e una da consegnare al corriere, tutte compilate e firmate;
• Una copia del codice fiscale o EORI per il caso di residente fiscalmente riconosciuto in Italia;
• Una copia del codice EORI e certificato di attribuzione partita IVA per il caso di azienda fiscalmente riconosciuta in Italia;
• Controlla le restrizioni locali: alcuni articoli, come alimenti, potrebbero essere vietati in Paesi come USA o UK;
• Evita errori nel valore dichiarato: un importo non realistico potrebbe bloccare la spedizione in Dogana.

Preparare una documentazione chiara e completa è essenziale per un processo di sdoganamento rapido e senza intoppi. Inoltre, dovrai allegare documenti aggiuntivi in base a queste due tipologie di spedizione:

Se la spedizione è COMMERCIALE

• Allega una copia della fattura di vendita emessa all’acquirente;
• Allega copia della Dichiarazione di Libera Esportazione (Dual Use / Cities / Esportazione Definitiva).

Se la spedizione è NON COMMERCIALE

• Una copia del codice EORI e certificato di attribuzione partita IVA in caso di azienda fiscalmente riconosciuta in Italia (Visura Camerale);
• Passaporto/EORI/TAX ID: solo per persone non residenti e non fiscalmente riconosciute in Italia;
• Allega una copia della Dichiarazione di Libera Esportazione (Dual Use / Cities / Esportazione Definitiva).
• Inserisci tutti i documenti in una busta trasparente possibilmente con l’indicazione Documentazione doganale/Customs Documents.

N.B. Tutti i documenti accessori necessari devono essere forniti dal mittente in base alla categoria merceologica della spedizione. Ad esempio, per spedire alimenti negli Stati Uniti, è obbligatorio fornire documenti che specificano la tipologia degli alimenti inviati, assicurandosi che siano conformi alle normative dell’FDA (Food and Drug Administration), l’agenzia statunitense responsabile della regolamentazione di questi prodotti.
Allo stesso modo, per spedire quadri, è necessario compilare l’autocertificazione per l’esportazione di opere d’arte contemporanea, che attesta che l’opera è di arte contemporanea e non rientra tra quelle previste dall’articolo 65, commi 1, 2, 3 del decreto legislativo n.42/2004. Questa certificazione, resa ai sensi dell’articolo 65, comma 4, del codice dei beni culturali e del paesaggio, permette l’uscita definitiva dal territorio nazionale senza autorizzazione, a patto che l’interessato dimostri che l’opera è di autore vivente o la cui esecuzione non risalga a oltre cinquanta anni. Se, invece, l’autore è deceduto o l’opera ha più di cinquant’anni, è necessario che il documento venga vidimato dall’ufficio di belle arti della propria zona.

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